メモが明日の仕事を支えてくれる

こんちは、すぎ(@sugiblog)です。
社会人にとってメモを取ることは必須スキルの一つとして考えられています。
メモの取り方って諸説あるというか、色んなおすすめ手法が世の中には溢れていますよね。
結局のところ、人それぞれメモの取り方には特徴があって、自分が一番わかりやすければいいっていうのが僕なりの答えです。
ただ、その中でも抑えておきたい情報、漏らしてはいけない情報は確かに存在します。
それを取りこぼしてしまうと、結局何が重要で自分は何をしなければいけないのかわからないまま会議や顧客面談を終えてしまう事態に陥ってしまいます。
そんな悲惨な事態を回避するためにこの記事ではメモを取る際に最低限意識したいことをご紹介します。
- シンプルに情報を抑えて上手にメモを取る方法
- メモを自分の仕事に生かす方法
- メモを取る際の注意点
それでは、どうぞっ!
メモの役割は情報の記録・整理
メモを取る大きな目的の一つは情報の記録と整理です。
自分のアイデアをメモすることも重要な用途ではありますが、一般的にメモといえば相手の話の要点を整理して忘れないように留めておくことを目的にすることが多いのではないでしょうか。
情報の記録や整理をするためには大きく3つのポイントがあります。
それが、
- 5W1Hを意識する
- キーワードを意識する
- サマリーを記録する
この3つです。
基本的なところですが、意外と抜けてしまうこともあるものです。
5W1Hを意識する
社会人になると耳にたこができるくらいに口酸っぱく言われること。
それがこの5W1H
メモを取る上でも最重要項目となってきます。
というか、記録的な要素でメモを活用するのであればこれさえ抑えておけば凡ミスはまず防げるはずです。
ビジネスシーンでは、締め切り(When)や担当者は誰か(Who)、どこにいくのか(Where)何をするのか(What)というような情報で溢れています。
そしてこのような情報は大概重要で抜け落ちてしまうと話が進まないか、トラブルに発展していく恐れがあります。
なので、まず第一には5W1Hを意識して具体的な情報や事実を漏らさないようにメモしていくよう心がけましょう。
一つ注意したい点として、この5W1Hの要素はしばしば有耶無耶な状態で話が進んでしまうケースがあります。
自分が当事者であればもちろんですが、他に同席している人の理解を深めるためにも漏れている5W1Hの要素があれば必ず確認し明確にするようにしていくべきです。
そのほうが問題なく仕事を進めていけることと思います。
キーワードを意識する
会議や顧客面談の時にメモできる時間って限られていますよね。
速く書くことが得意であればいいですが、それでもかける文量には限界があります。



僕の場合、速く書くことは得意なんですが、後から見返すと読めないレベルの汚さで悲しくなります。
そんな時は、
キーワードを意識することが大切です。
例えば、
都市部エリアにおいて、30代のカラオケ利用者が昨年から減少傾向にある。理由は新型コロナウィルスの蔓延があげられる。
この文章をさっとメモするのは地味に大変です。
キーワードだけさっと拾って書くだけでも、後から見返した時の理解も十分可能です。
コロナ→都市部30代カラオケ客↓、2020〜
こんなレベルで十分情報が集約できてるかと思います。
ポイントとしては因果関係や相関関係を矢印などの記号を用いて自分なりに理解できるようにしておくことが重要です。
記号はかなりの時短になります。
事実(ファクト)に関するメモはなるべく省エネで対応していきたいものですね。
サマリーを記録する
会議なり顧客面談が終了してまだ記憶が鮮明に残っている状態でサマリーを記録しておくようにします。
サマリーといえど、そんなに長文を書き記しておく必要はありません。
会議や商談の中で一番重要だと思われた部分にフォーカスして、1、2文で簡潔にまとめてしまうだけです。
そうすることで時間が経ち見直したときに、「あの時の会議はこんな感じだったなぁ〜」とより具体的に記憶を呼び覚ますことが可能になります。
例えば、この記事の内容が垂れ流されていたとして、ここまでの重要なポイントをサマリーするとこんな感じ。
メモには情報(事実)の記録・整理の役割があり、上手にとるポイントは5W1Hとキーワードを意識すること。ひと段落したら記憶が新しいうちにサマリーも記しておくと後から見たときに記憶が呼び起こされるだろう。
自分が重要だと思ったポイントに絞ってサクッと書いておくだけで、いつかの自分に感謝されるかも知れません。
メモは知的生産の役割も持っている
メモには事実を記録する以外にもう一つ重要な側面を持っています。
それは知的生産としてのメモです。
事実としてのメモから1段階ステップアップしてアイデアや概念に結びつける作業になります。
メモの世界ではこちらの方が重要とする人も多くいます。
ベストセラーとなっている前田裕二さんの「メモの魔力」ではこの知的生産の観点でのメモの重要性が解説されていました。
ちなみに今ならKindle Unlimitedで読み放題の一冊となっているのでおすすめです。
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「知的生産のための抽象化」なんて言われたら軽くサブイボが立ちそうな感じがしますが、実はそんなに難しい話ではありません。
事実として記したメモから発展して、自分なりの解釈を加えて理解するイメージです。
抽象化する(情報を変換する)
事実として書き記したことを、自分なりの解釈を交えて意味を付け加える(抽象化する)ことが知的生産へのカギとなります。
単に記録した一つの情報はその事実だけに留まらず、まだ誰も知らないアイデアへの可能性を秘めた種となるわけです。
メモ魔である前田さんの言葉を借りるとするとこんな感じ。
この「抽象化」こそが僕のメモ術の根幹です。もっと言うと、人間に与えられた最も重要な思考機能であり、最大の武器でもあると、確信を持って断言できます。
引用元:メモの魔力
抽象化が人類にとって最大の武器であると確信を持って断言しちゃってます・・・!
自分の仕事をよりいいものにするためには是非とも身につけておきたいスキルと言えるでしょう。
事実から抽象化するとはどういうことか、一つ例を見てみましょう。
夏になるとビールがよく売れる。
に対して
季節に応じて同じ製品でも販売数が変わる。もしくは売れ筋製品が変わる(夏は冷やすと美味しい商品がよく売れる)。
簡単ですが、こんなイメージです。
ある物事に対して、読み取れるルールや概念のようなものを抽出すること、あるいは複数の事実(具体)をまとめて一言で表現することを「抽象化する」と呼んでいます。
こういったメモを繰り返し、アイデアの種を蓄えておくことで、何か別の作業やプロジェクトに携わるときに芽が開くことがあるかも知れません。
抽象化についてより深く学びたい人は「具体⇄抽象 トレーニング」という本がおすすめです。当ブログでも感想書いてます。


メモを取る際の注意点
ここまでメモをどのように取るべきか、について話してきました。
メモを取ることの必要性は十分に理解し、さぁ取るだけや!!要チェックや!!ってやる気満々の人ちょっと待ってください。
メモを取る際の注意点が一つあります。
それは、
アイコンタクトや相槌などのボディランゲージは欠かさない
ってことです。
熱心にメモを取る姿が好印象に映ることは確かです。
でも何事も行き過ぎは禁物。
メモに夢中になるあまり、話している相手をみることを忘れている人がたまにいます。
これでは本末転倒です。
社内の会議ではまだしも顧客との面談時に相手を疎かにしてしまってはうまくいくことも躓いてしまいます。



相手の目を見てスマートにメモすることを心がけよう
まとめ:上手なメモは社会人の必須スキル
最後にまとめます。
5W1Hを意識する
キーワードを意識する
サマリーを記録する
メモした事実を抽象化し、他の仕事のアイデアにつなげる作業をする。
思考能力を高める訓練となる。
効果的なメモを取れる人材になって、みんなで腱鞘炎になりましょう。
それじゃ、またねっ!
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